Письмо о что не велась. Письмо в налоговую об отсутствии деятельности: образец для налоговой и фондов пенсионного, социального страхования

Письмо об отсутствии обязанности представлять расчет 2-НДФЛ необходимо отправить в налоговую службу в случае, если заработная плата за отчетный период работникам организации не выплачивалась.

ФАЙЛЫ

Оптимально алгоритм предоставления либо непредоставления расчета 2-НДФЛ уточнять по телефонам конкретной налоговой службы по месту регистрации организации. У каждой могут быть свои порядки. Существует несколько вариантов развития событий при складывающейся ситуации:

Налоговая служба вообще не требует предоставления какой-либо документации по этому поводу. Редкий, удачный для отвечающего за документооборот сотрудника компании и не вполне юридически грамотный случай.
Налоговики требуют отправить на их адрес письмо об отсутствии обязанности предоставлять расчет 2-НДФЛ. И больше никаких подтверждающих бумаг не просят.
Помимо письма, работник налоговой ставит вас в известность, что для юридически грамотного оформления операции понадобится справка из банковской организации в качестве основания. Она должна сообщать о том, что средства с расчетного счета компании на зачисление заработной платы сотрудникам не снимались.

К любому варианту необходимо быть готовым. Таким образом, приложенные бланк и образец письма являются удобными в деле предоставления отчетности.

Ситуации

Организации создаются для того, чтобы приносить владельцам прибыль. Когда этого не происходит, они не являются и налоговыми агентами. Но и основную функцию свою не выполняют. Отправка сотрудников в неоплачиваемые отпуска или иные причины не предоставлять расчет 2-НДФЛ чаще всего возникают у компаний:

Молодых, недавно сформированных. На «раскачку» им требуется определенное время. Поэтому первые год или два такая организация вполне может работать «в минус», не вызывая пристального внимания со стороны налоговиков.
В кризис. Даже стабильные компании вполне могут «пережидать» неблагополучные времена именно в такой форме. Ведь выплата заработной платы сотрудникам является одной из главных статей расходов.

Вторая ситуация является угрожающей для компании. Более того, если она продолжительное время находится в таком «зависшем» состоянии, то это вызывает вопросы у налоговых служб. Последние организуют разнообразные проверки таких компаний. Ведь, возможно, таким способом организация может уклоняться от уплаты полагающихся налогов.

Периодичность

Расчет 2-НДФЛ в подавляющем большинстве случаев сдается один раз в год. Информация предоставляется на каждого сотрудника, который числится в организации, отдельно. Крайний срок при этом – 1 апреля. Причем если эта дата выпадает на выходной день, то «границей» становится будний день, предшествующий этой дате.

Причем интересно, что одновременно с приемом на работу сотрудника юридическое лицо либо индивидуальный предприниматель автоматически соглашаются предоставлять в налоговые органы соответствующую отчетность. Вся ответственность за этот процесс лежит на руководителе компании.

Таким образом, и письмо об отсутствии обязанности предоставлять расчет 2-НДФЛ отправляется тоже только один раз в год.

Вне налогов

Некоторые выплаты работникам не облагаются налогом, таким образом, по этим выплатам предоставлять расчет 2-НДФЛ также не нужно. К ним относятся:

Выплаты при увольнении. Не стоит переживать, если увольнение произошло уже в начале отчетного периода. Выплаты при увольнении налогом не облагаются. Но если работнику была положена компенсация за неиспользованный отпуск, то тут уже без пополнения налоговой базы не обойтись. При расчетах, касающихся отпуска, 2-НДФЛ в отчетный период сдавать придется, даже если работник уволился.
Командировочные расходы сотрудникам. Но они не должны превышать 700 рублей в сутки при командировках по России и 2500 рублей в сутки при отправлении сотрудника в зарубежные страны.

Составные части документа

Собственно, письмо будет состоять всего из одной фразы. Все остальное – принятая в деловом общении «обязательная программа». К ней относятся:

Оформление письма на специализированном бланке компании. Общение с налоговой службой необходимо вести на достойном уровне. Если официальных бланков нет под рукой либо не существует в природе, то просто в верхней части письма об отсутствии обязанности представлять расчет 2-НДФЛ перечисляются реквизиты компании отправителя. Так можно будет идентифицировать послание в общем потоке корреспонденции.
Наименование и номер конкретного подразделения ФНС, в который направляется бумага. Очень важно, чтобы компания была зарегистрирована в сфере ответственности этого участка налоговой службы.
Подпись руководителя организации.
По возможности – печать.
Дата составления письма.
Если такая система принята, то номер отправленного сообщения.

Письмо может быть зарегистрировано в журнале исходящей корреспонденции.

Текст письма

Несмотря на то, что сообщение должно быть лаконичным, в нем должны быть отражены принципиально важные моменты. В представленном для скачивания образце письма, в основной его части, указано:

Полное наименование организации отправителя, ее ИНН, КПП.
Год, за который должен быть предоставлен расчет 2-НДФЛ.
Велась ли организацией хозяйственно-финансовая деятельность.
Выплачивалась ли заработная плата работникам. В письме не указывается, по какой именно причине она не выплачивалась.
Претендуют ли работники, числящиеся за организацией, на трудовой стаж.

Последняя графа имеет значение, так как, с юридической точки зрения, сотрудники, которые числятся в компании, в некоторых случаях могут рассчитывать на начисление стажа по какой-либо деятельности.

Письмо об отсутствии обязанности представлять расчет 2-НДФЛ является важной частью деловой переписки с налоговой службой, расположенной по месту регистрации юридического лица или ИП.

Справка об отсутствии деятельности

Указанную справку необходимо представлять в контролирующие органы в случае, если деятельность на предприятии приостановлена на некоторый срок.

Необходимость в приостановлении деятельности фирмы может возникнуть в кризисные времена для того, чтобы сократить убытки. Закрывать ООО в этом случае нет надобности, достаточно приостановить деятельность.

Справка об отсутствии деятельности необходима ООО, желающему избежать начисления всех налогов и взносов, подлежащих уплате.

Риски! В противном случае налоги будут начисляться, останутся неуплаченными и, соответственно, повлекут за собой наложение различных штрафных санкций.

Заполняем образец справки в налоговую инспекцию

Унифицированной формы указанной справки действующее законодательство не содержит. Допускается оформление документа в свободной форме, при этом он должен содержать следующие данные:

Наименование и адрес налогового органа, которому предназначен документ.
Наименование предприятия, направляющего сведения.
Адрес организации.
ИНН, КПП, ОГРН фирмы.
Название документа, а именно: «Справка об отсутствии деятельности».
Далее по тексту необходимо указание:

названия предприятия;
отчетного периода, в течение которого деятельность на предприятии не велась;
перечня документов, которые могут послужить подтверждением (как правило, это справка из банка о состоянии расчетного счета, указывающая на то, что операции по нему в этот период времени отсутствовали);
перечня налогов, по которым отсутствует объект налогообложения.

Указанная справка составляется за подписью руководителя предприятия и главного бухгалтера (при наличии).

«Образец справки об отсутствии деятельности в налоговую» .

Заполняем образец справки в Пенсионный фонд

Утвержденного образца справки об отсутствии деятельности в ПФ РФ также нет. Составляется она в свободной форме и содержит следующие сведения:

Наименование территориального органа Пенсионного фонда, в который направляется указанная справка.
Название предприятия, направляющего сведения об отсутствии деятельности.
ИНН, КПП, ОГРН.
Адрес фирмы.
Название документа: «Справка об отсутствии деятельности».
Далее по тексту:

наименование предприятия;
указание периода, в течение которого деятельность не велась;
указание на то, что заработная плата сотрудникам не начислялась и не выплачивалась (при отсутствии сотрудников);
ссылка на то, что сотрудники предупреждены о том, что не имеют права на страховой стаж, согласно закону «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации» от 15.12.2001 № 167-ФЗ.

К справке прилагается письмо из банка о том, что операции по расчетному счету в указанный период отсутствовали.

Обратите внимание! Организации, у которых в отчетном периоде отсутствует деятельность и нет работников по трудовым и гражданско-правовым договорам, не обязаны представлять отчетность по форме СЗВ-М (письмо ПФ РФ «О представлении отчетности» от 27.07.2016 № ЛЧ-08-19/10581). Вместе с тем, Минтруда РФ настаивает, что даже на учредителя, являющегося директором, нужно представлять отчетность (Письмо от 16 марта 2018 г. № 17-4/10/В-1846).

Скачать образец справки можно, пройдя по ссылке: «Образец справки об отсутствии деятельности в ПФ РФ » .

Заполняем письмо в ФСС РФ

Порядок и образец заполнения справки в Фонд социального страхования аналогичны предыдущим.

Указанный документ составляется за подписью директора и главного бухгалтера предприятия и содержит сведения относительно:

Наименования территориального органа ФСС.
Названия предприятия.
Адреса, ИНН, КПП, ОГРН фирмы.
Данных об отсутствии деятельности, движений по счету, начисления и выплаты заработной платы.

Скачать образец справки можно, пройдя по ссылке: «Образец справки об отсутствии деятельности в ФСС РФ» .

Справка об отсутствии деятельности информирует контролирующие органы о том, что в указанный период времени деятельность на предприятии не ведется. Подается она с целью избежать начисления налогов и взносов. Унифицированной формы документа нет, допустимо его оформление в свободном виде.

В ИФНС ________________________

От ____________________________ _______________________________ (наименование организации, ИНН, КПП, место нахождения)

СПРАВКА

об отсутствии деятельности и объектов налогообложения

____________ (наименование организации-налогоплательщика) сообщает, что за период ________ (указать отчетный период - квартал, полугодие, 9 месяцев, год) нашей организацией деятельность не велась. Указанное подтверждается справкой обслуживающего банка об отсутствии операций по счету за вышеупомянутый период (прилагается).

В связи с отсутствием деятельности отсутствовал объект налогообложения по следующим налогам:

- ______________________________________________________________; - ______________________________________________________________; - ______________________________________________________________. (указать налоги, по которым отсутствовал объект налогообложения)

Приложение:

1. Справка обслуживающего банка об отсутствии операций по счету.

Руководитель _______________________

Главный бухгалтер __________________

Примечание.

1. Справки об отсутствии деятельности и объектов налогообложения представляются по требованию налогового органа, в котором организация стоит на налоговом учете, вместе с налоговыми декларациями.

2. Налоговые декларации (расчеты по авансовым платежам) представляются организациями по тем налогам, по которым они являются налогоплательщиками.

Нулевая налоговая отчетность состоит из:

Титульного листа;

Раздела, содержащего информацию о суммах налога (взноса);

Раздела, содержащего расчет суммы налога.

При отсутствии показателей в строках (графах) налоговой отчетности проставляются прочерки.

Независимо от режима налогообложения все организации обязаны представлять:

Расчет авансовых платежей по взносам на обязательное пенсионное страхование для лиц, производящих выплаты физическим лицам, - по итогам отчетных периодов;

Декларацию по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование для лиц, производящих выплаты физическим лицам, - по итогам налогового периода;

Справки о доходах физического лица по форме 2-НДФЛ (как уже было отмечено, заработная плата даже при отсутствии хозяйственной деятельности должна начисляться хотя бы в минимальном размере).

При наличии в организации транспорта организации представляют:

Расчет по авансовым платежам по транспортному налогу по итогам отчетных периодов, если они предусмотрены субъектом Российской Федерации;

Декларацию по транспортному налогу - по итогам налогового периода.

При наличии в организации земельных участков организации направляют:

Расчет по авансовым платежам по земельному налогу по итогам отчетных периодов, если они предусмотрены нормативными актами муниципальных образований;

Декларацию по земельному налогу - по итогам налогового периода.

Организации, применяющие общий режим налогообложения, также подают в налоговые органы:

Декларацию по налогу на прибыль организаций;

Декларацию по НДС;

Декларацию по налогу на имущество организаций (налоговый расчет по авансовым платежам по налогу на имущество);

Декларацию по ЕСН для лиц, производящих выплаты физическим лицам (расчет авансовых платежей по ЕСН для лиц, производящих выплаты физическим лицам).

3. Организации, применяющие УСН, представляют в налоговые органы декларацию по налогу, уплачиваемому в связи с применением УСН.

4. Организации, применяющие режим в виде ЕНВД и не ведущие в налоговом периоде (квартале) хозяйственной деятельности, перестают быть плательщиками этого налога. Следовательно, они не обязаны представлять за этот квартал "нулевую" декларацию по ЕНВД по отдельным видам деятельности.

5. С 1 января 2007 г. организации могут подавать единую (упрощенную) декларацию по итогам отчетного квартала (года) при условии, если в этом квартале не осуществлялось операций, в результате которых происходило движение денежных средств на ее счетах в банках (в кассе организации), и не имелось объектов обложения налогом. Такая декларация представляется в налоговый орган по месту нахождения организации или месту жительства физического лица не позднее 20-го числа месяца, следующего за истекшими кварталом, полугодием, 9 месяцами, календарным годом.

6. Организации представляют в ФСС РФ по итогам каждого квартала расчетную ведомость по средствам ФСС РФ по форме 4-ФСС РФ.

Информационное письмо – это род деловой документации, которая служит для уведомления партнеров, заказчиков, контрагентов, а также членов коллектива о каких-либо новостях, изменениях, достижениях и пр. сторонах деятельности организации.

Написание информационных посланий — необходимая часть работы для представителей бизнес-структур и государственных учреждений.

ФАЙЛЫ

Обязательно или нет

Данный вид документов не является обязательным, т.к. информирование кого-либо о текущих делах организации отдается на откуп ее руководству и администрации. Тем не менее, многие предприятия, особенно крупные, не пренебрегают формированием таких писем, достигая таким образом сразу нескольких целей:

информируют заинтересованных лиц обо всех происходящих событиях;
мотивируют их к дальнейшем у сотрудничеству и плодотворной работе;
повышают имидж компании.

Кто составляет информационное письмо

Обычно обязанность по составлению информационного письма лежит на руководителе структурного подразделения, который решает затрагиваемые в письме вопросы. Это может быть, например:

начальник отдела маркетинга (если речь идет о новых маркетинговых предложениях для партнеров);
заместитель директора (если через письмо администрация фирма информирует о чём–либо своих сотрудников) и т.д.

В любом случае составителем письма должно быть лицо, в чьи должностные функции входит написание подобного рода писем или уполномоченное на их составление отдельным распоряжением директора.

Текст информационного письма обязательно должен быть согласован с непосредственным начальником составителя или руководителем фирмы.

Кому адресовать информационное письмо о деятельности компании

Информационное письмо может быть направлено к какому-то конкретному лицу или группе лиц: директору потенциальной организации-партнера, заказчику — индивидуальному предпринимателю, членам коллектива и т.п.

Письма могут быть:

конфиденциальными (предназначенными для прочтения конкретным человеком);
отрытыми, публичными (для информирования максимально широкого круга людей).

Общие правила для всех писем

Формируя информационное письмо, нужно скрупулезно следить за правописанием и придерживаться письменных стандартов русского языка по части пунктуации, лексики, грамматики и т.п.

Надо помнить тот факт, что получатели деловой корреспонденции всегда смотрят на то, насколько правильно описаны доводимые до них сведения.

Безграмотное письмо способно снизить ценность изложенной в нем информации и даже подорвать доверие получателя к отправителю.

Письмо надо писать коротко, ёмко, по делу, памятуя о том, что «краткость сестра таланта», и не растекаясь мыслью по древу. Доказано, что получатели подобного рода писем не готовы тратить на их прочтение больше одной минуты, что обусловлено высоким темпом современной жизни. Адресат наверняка заметит то, что отправитель ценит его время, а если его заинтересует изложенная в письме информация, он найдет способ и время связаться с автором послания.

Что в письме допускать запрещено

В правилах написания информационных писем есть и некоторые абсолютные табу. В частности категорически недопустим развязный, грубый или чересчур панибратский тон. Также желательно избегать «штампов» или излишне холодных, «сухих» формулировок, специальной терминологии, обилия цифр, большого количества деепричастных и причастных оборотов и т.п.

Нельзя вносить в письмо недостоверные, непроверенные или лживые данные. Следует помнить о том, что информационное письмо при определенном стечении обстоятельств может обрести статус юридически значимого документа.

Основные моменты и образец составления письма

Информационные послания, вне зависимости от их автора и адресата, должны касаться только деятельности организации–отправителя или связанных с ней обстоятельств. Одновременно с этим они должны соответствовать некоторым требованиям в плане структуры и содержания:

Первым делом, следует учесть, что в информационном письме всегда должны присутствовать:
- дата его составления,
- реквизиты отправителя и получателя,
- корректное адресное обращение (например «Уважаемый Петр Семенович», «Уважаемая Ирина Викторовна», «Уважаемые коллеги» и т.д.). Но если адресат не определен, что иногда бывает, то можно ограничиться приветствием «Добрый день!».
Далее идет основная, информационная, часть письма. Здесь нужно указать повод и цель для его написания, а также все прочее, что имеет отношение к описываемому делу: новости, предложения, изменения, просьбы, объяснения и т.п.
Ниже в письме необходимо написать заключение, которое должно подводить итог всему вышесказанному.

Если к письму прилагаются какие-то дополнительные бумаги, видео и фото файлы и свидетельства, это следует также отметить в его содержании отдельным пунктом.

Как оформить информационное письмо

К оформлению письма, также как к его содержанию никаких особенных требований нет. Его допустимо писать как на фирменном бланке предприятия, так и на стандартном листе любого удобного формата. Первый вариант предпочтительнее, так как здесь отсутствует необходимость вручную писать реквизиты организации. К тому же, такое письмо выглядит значительно солиднее и еще раз подчеркивает его отношение к официальной корреспонденции.

Информационное письмо можно печатать на компьютере (хорошо в том случае, если нужно сразу несколько копий) или писать от руки – особенно выигрышно смотрятся письма, написанные каллиграфическим почерком с помощью пера.

Послание обязательно должно быть заверено подписью его составителя. Если это печатное письмо, можно использовать факсимильную подпись, если «живое», то только оригинальную.

Проштамповывать послание при помощи печати строгой необходимости нет, т.к. с 2016 года юридические лица имеют право использовать в своей работе штемпельные изделия только тогда, когда эта норма закреплена во внутренних нормативно-правовых актах компании.

При необходимости, прежде чем отправить послание, его следует зарегистрировать в журнале внутренних документов или журнале исходящей документации.

Как отправить письмо

Информационное письмо можно отправить несколькими способами:

Первый и сейчас наиболее распространенный: через электронные средства связи. Он дает возможность отправить информацию практически неограниченного объема в короткий промежуток времени.
Второй путь: переслать Почтой России заказным письмом с уведомлением о вручении (актуально, если информационное послание относится к официальной документации и заверено «живыми» подписями и печатями).
Можно также отправить письмо через факс или современные мессенджеры, но только тогда, когда отношения между отправителем и получателем в некоторой степени неформальны и допускают такую переписку.

Вы можете скачать образец письма о нулевом расчете 6-НДФЛ, которое многие рекомендуют подавать в ИФНС, чтобы избежать штрафов или блокировки счетa.

Нулевой расчет 6-НДФЛ сдавать не нужно

Сдавать расчеты по форме 6-НДФЛ должны все налоговые агенты (п. 2 ст. 230 НК РФ). Налоговые агенты это, как правило, работодатели или заказчики по договорам гражданско-правового характера, по которым физлица получают доходы.

Вместе с этим, если в течение отчетного периода организация или ИП не начисляли и не выплачивали физлицам никаких доходов, не удерживали налог и не перечисляли НДФЛ в бюджет, то сдавать расчеты 6-НДФЛ не нужно. Дело в том, что такой ситуации организация или ИП не признаются налоговыми агентами. Вывод подтверждается абзацем 3 пункта 2 статьи 230 НК и письмами ФНС России от 23.03.2016 № БС-4-11/4901 и от 04.05.2016 №БС-4-11/7928.

Организация или ИП вправе подавать в ИНФС нулевой расчет 6-НДФЛ (несмотря на то, что не обязаны это делать). Налоговая инспекция, в свою очередь, должна принять нулевой расчет.Налоговая инспекция, в свою очередь, должна принять нулевой расчет.

Зачем нужно письмо про нулевой 6-НДФЛ

Сразу скажем, что Налоговый кодекс РФ не предусматривает направление или подачу каких-либо писем про нулевые расчеты 6-НДФЛ. Однако целесообразность подачи такого письмо обусловлена следующим.

Дело в том, что не дождавшись расчета 6-НДФЛ, налоговая инспекция вправе заблокировать расчетный счет организации или ИП. Блокировка возможна если расчет 6-НДФЛ не будет сдан в течение 10 рабочих дней со дня окончания срока его подачи (См. « »). Ведь инспекция попросту не будет знать, является ли организация или ИП налоговым агентом или 6-НДФЛ попросту забыли представить.

Вероятность такого развития событий, к сожалению, есть. И чтобы обезопасить бизнес имеет смысл подать в налоговую письмо в свободной форме, в котором сообщить, что у организации или ИП нет ни работников, ни подрядчиков и поэтому 6-НДФЛ не подается.

Приведем пример такого письма.

Как часто подавать письмо

Указанное выше письмо можно написать один раз. В таком случае в письме следует указать, что организация или ИП будет сдавать расчеты по форме 6-НДФЛ как только у появится такая обязанность.

Однако возможен и ещё более надежный вариант – такое письмо можно подавать в инспекцию по итогам каждого отчетного периода. Тем самым, по итогам каждой отчетной кампании налоговикам будет приходить «напоминание» о том, что ждать расчеты 6-НДФЛ от компании или ИП не нужно.

Напомним, что отчетные периоды для сдачи 6-НДФЛ такие:

I квартал;
полугодие;
девять месяцев;

Сдать 6-НДФЛ, к примеру, за 2 квартал 2016 года нужно не позднее 1 августа 2016 года. Соответственно, после 1 августа 2016 года можно представлять в ИФНС такое письмо.

Срок подачи письма

Конкретный срок подачи письма, разумеется, не установлен. Письмо подается исключительно на усмотрение налогового агента. Однако, если уж решили направить налоговикам письмо, что его лучше подавать сразу по окончании каждой отчетной кампании и не дожидаться истечения 10 дней. Ведь если расчет 6-НДФЛ не будет сдан в течение 10 рабочих дней со дня окончания срока его подачи, ИФНС сможет заблокировать банковские счета организации (п. 6 ст. 6.1, п. 3.2 ст. 76 НК РФ). В этот период и следует напомнить налоговикам, что расчета от вас можно не ждать.